15 orientações para uma parceria com a FISCOSEGUR

A FISCOSEGUR é a parceira certa para o seu negócio. E para os nossos clientes EMPRESAS criámos uma lista de orientações importantes que devem ser consideradas para que a informação contabilista para a gestão da sua empresa seja mais rápida e eficiente.

15 orientações para uma parceria de negócios excelente

 

1.  Saídas Bancárias

Todas as saídas bancárias devem estar justificadas através de documento que suporte esse movimento.

 

 

2.  Empréstimos dos sócios à empresa

Os empréstimos dos sócios (suprimentos) e sua amortização só podem ser movimentados através de transferência bancária. O talão bancário deverá mencionar “Suprimento”.

Solicitamos que nos enviem até ao dia 10 do mês seguinte a relação dos empréstimos/suprimentos dos sócios, efetuados e reembolsos, conforme a seguinte subdivisão:

Empréstimos com vigência definida:

- Datas dos empréstimos, valores, NIF dos sócios e data do reembolso.

Empréstimos Sem Vigência Definida

- Datas dos empréstimos, valores e NIF dos sócios.

Suprimentos superiores a 1 ano

- Datas dos empréstimos, valores, NIF dos sócios e data do reembolso.

 

 

3.  Adiantamento de lucros aos sócios

Sempre que sejam efetuados adiantamento por conta de lucros (saídas bancárias para a conta dos sócios) deverá ser enviado por email o respetivo talão de modo a que possamos emitir a guia da retenção dos 28% dentro dos prazos legais (até dia20 do mês seguinte).

 

 

4.  Notas de crédito emitidas e confirmadas pelos clientes

Sempre que emitam uma nota de crédito a um cliente, deverão solicitar umma cópia da fatura carimbada e devidamente assinada. Deverão guardar/remeter-nos este documento para que possam regularizar a vosso favor o respetivo IVA.

 

 

5.  Pagamentos superiores a 1.000,00 euros

Pagamentos de valor igual ou superior a 1.000,00 euros apenas podem ser realizados pela conta bancária e nunca em numerário.

 

 

6.  Recebimentos superiores a 1.000,00/3.000,00euros

Está sujeito a contra-ordenação a transação financeira acima dos 3.000,00 euros de particulares e de 1.000,00 euros a não particulares (Empresas).

 

 

7.  Pagamentos a não residentes em Portugal

O pagamento a não residentes (empresas ou particulares) devido a serviços recebidos estão sujeitos a retenção na fonte à taxa de 25% e à emissão do Modelo 21-RFI. Como tal, sempre que tal aconteça deverão remeter-nos por email o respetivo comprovativo de modo a podermos emitir guia dentro dos prazos legais (até dia 20 do mês seguinte).

 

 

8.  Caixa Postal VIA CTT

Será por esta via que receberão toda a informação por parte das finanças. Como tal, deverão ter o cuidado de nos reencaminharem os emails recebidos da Caixa Postal VIA CTT ou consultar o site www.viactt.pt para leitura das notificações. 

 

 

9.  Entrega de documentos/ficheiros à contabilidade

No caso de documentação entregue no gabinete, deverão procurar com que os mesmos sejam entregues até ao dia 15 do mês seguinte a que dizem respeito.

Relativamente ao(s) ficheiro(s) saft-PT da faturação devem-nos se entregues até dia 3 do mês seguinte a que dizem respeito.

 

 

10. Processamento dos Salários

De modo a podermos processar os salários com as devidas alterações (baixas, prémios, faltas, etc.), as mesmas deverão ser-nos comunicadas até ao dia 26 de cada mês. Apenas nos deverão remeter os recibos de vencimento assinados quandojá procederam ao respetivo pagamento ao colaborador(a). Devem ainda comunicar Km e Ajudas de Custo até ao dia 5de cada mês (para podermos comunicar as DMR na AT e os Ficheiros na SS até ao dia 10)

 

 

11. Retenções em faturas / recibos verdes / rendas

Sempre que verifiquem nos documentos que foram feitas retenções, deverão remeter-nos essa informação (via mapa em PDF que vos fornecemos) até ao dia 10 do mês seguinte a que digam respeito de modo a emitirmos a guia dentro dos prazos legais (até dia 20 do mês seguinte).

 

 

12. Extrato(s) bancário(s)

A contabilidade só pode ser lançada quando temos em nossa posse o(s) extrato(s) bancário(s). Esta é uma exigência legal no registo contabilístico das operações. Compete à gestão a análise dos respetivos movimentos bancários, de modo apoderem verificar se os mesmos estão corretos, nomeadamente despesas debitadas pelo banco indevidas/duplicadas. Ao efetuarem essa verificação deverão escrever em cada linha (saída) o respetivo destinatário de modo a identificarem à contabilidade para quem é aquele pagamento/transferência ou juntar comprovativo da transação bancária. Remetam-nos por favor o extrato mensal bancário em formato de excel.

 

 

13. Despesas / Empréstimos / Leasings, etc…bancários

Tem-se verificado que os Bancos não estão a remeter por correio e em suporte papel os respetivos documentos (despesas, faturas dos empréstimos, de Leasings, etc.), sendo que comunicam aos clientes que deverão imprimir os mesmosvia netbanco. Assim sendo, e como esses documentos paraserem considerados na contabilidade deverão estar em suporte físico, agradecemos que verifiquem se os mesmos estão juntoaos restantes documentos entregues à contabilidade.

 

 

14. Guias remetidas de TSU, Retenções, IVA…

Sempre que receberem da nossa parte uma guia para pagamento (TSU, retenções, IVA, etc.) deverão imprimir a mesma e agrafar ao comprovativo do pagamento. Temos verificado em algumas inspeções das finanças que colocam em causa sempre que o comprovativo do pagamento não esteja associado (junto) à respetiva guia.

 

 

15. Registo escrito nos documentos

No caso de não nos entregarem mensalmente nenhum mapa de controlo de caixa, deverão seguir os seguintes procedimentos:

• Sempre que uma fatura seja paga em dinheiroescrevam “pago por caixa” ou coloquem o símbolo"€" no documento;
• Sempre que uma fatura seja paga pela conta bancáriaescrevam “transferência bancária” ou coloquem osímbolo "B" no documento assim como o nome do banco caso tenha mais que um;
• Sempre que uma fatura seja paga pelos sócios escrevam “pago pelo sócio” ou coloquem o símbolo "S"no documento, e o nome do socio caso tenha mais que um;
• Sempre que uma fatura seja paga por cartão de crédito escrevam “pago por cartão de crédito” ou coloquem o símbolo "CC" no documento, assim como o nome do banco caso tenha mais que um.

 

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